En la propia página de Gmail se ofrece información para aprender en seis pasos a: Crear documentos, hojas de cálculo y presentaciones online Así mismo, se explica cómo compartir documentos con otros usuarios y realizar aportaciones. Igualmente, se explica como se pueden pasar de privados a públicos por lo que podrán serán visibles para cualquier usuario y, por tanto, incluirlo permitirá insertarlo en una página web o blog. Se añaden varios ejemplos de personas que ya hacen uso de este servicio de Google. El sexto paso es la invitación a crearse una cuenta de correo para comenzar a utilizar esta aplicación, que no será necesario si ya disponemos de una.
Aunque en el propio Centro de asistencia de Google Docs se ofrecen explicaciones para saber cómo se puede utilizar este servicio, os recomendamos otra página, AULA CLIC que incluye un curso completo y gratuito de Google Docs, dividido en 17 secciones en las que con apoyo de texto y vídeotutoriales se muestra de una manera sencilla y atractiva cómo trabajar con esta herramienta.
En la página del Observatorio Tecnológico del MECyD se ofrece un detallado artículo (Utilización de Google Docs en centros educativos) en el que se especifica la utilidad de esta aplicación para los docentes y centros educativos. A saber:
– Realizar, en colaboración entre varios profesores que compartan una asignatura, la programación de la misma o crear un catálogo de ejercicios comunes, etc. . Para ello uno de los profesores debería subir la programación que ya han realizado a Google Docs y compartirla con los demás para que esté accesible para todos ellos. Después todos ellos podrán modificarla en Google Docs y cuando la consideren finalizada imprimirla o pasarla de nuevo al equipo de uno de ellos (formato rtf por ejemplo para que pueda ser abierto por Microsoft Word u Open Office o pdf) y entregarla a quien proceda (Jefatura de Estudios, alumnos,..).
– Si tenemos un grupo de alumnos a los que le dan clase de la misma asignatura varios profesores (grupos flexibles, desdobles, etc.) se puede crear una hoja de cálculo en Google Docs con todos los alumnos del grupo, y en ella, de forma simultanea, pueden colocar las notas todos los profesores. Disponiendo todos ellos, de forma inmediata, de las notas que han colocado los demás, Si un alumno cambia de subgrupo no habría que realizar ninguna modificación pues el nuevo profesor asignado ya tiene acceso a las calificaciones anteriores y puede poner nuevas calificaciones a ese alumno. Además el histórico de revisiones nos permitirá saber que profesor ha colocado cada nota a cada alumno.
– Llevar el control de asistencia de un grupo de alumnos. Creando una hoja de cálculo con los alumnos de la clase, hoja que el Jefe de Estudios puede compartir con todos los profesores del grupo. Si los profesores tienen acceso a Internet durante la clase podrán pasar lista colocando las faltas directamente en la hoja de cálculo compartida. De esta forma las faltas estarán, de forma inmediata, disponibles para el tutor, para Jefatura de Estudios y para cualquier persona autorizada a acceder a las mismas. Si tenemos las autorizaciones necesarias se podría compartir, sólo para lectura, está información con los padres de los alumnos.
– Realizar exámenes o cuestionarios por Internet. Utilizando la utilidad del formulario el profesor puede preparar preguntas para enviar a los correos electrónicos de los alumnos y que estos las contesten. Las respuestas serán reflejadas de forma automática en una hoja de cálculo, propiedad del profesor, con indicación de quién y qué ha respondido, con lo que la corrección se puede automatizar. Este sistema puede utilizarse para que los alumnos realicen ejercicios o para realizar encuestas generales. Ver apartado de Realizar cuestionarios o exámenes usando el correo electrónico
– Realizar trabajos en colaboración por parte de los alumnos: Por ejemplo realizar una presentación (similares a las del Power Point ) pero utilizando la herramienta de Google Docs que proporciona, como hemos indicado, la posibilidad de que varios alumnos realicen simultáneamente el trabajo desde sus casas dedicándose cada uno a un apartado y pudiendo comunicarse, a través del Chat que tiene gmail, para coordinarse. Además el profesor, a través del historial de revisiones, podrá saber que parte del trabajo ha realizado cada alumno.
Leer artículo completo en el que se indica cómo realiza cada una de las tareas anteriores «Utilización de Google Docs en centros educativos».
El coordinador TIC del CPR Barranco de Poqueira (Granada), Manuel López Caparrós, recomienda y ejemplifica en su interesante blog EL MUNDILLO DE LAS TIC: USO DE GOOGLE DOCS EN LA GESTIÓN DE UN CENTRO
A modo de resumen de las potencialidades organizativas ofrecemos esta grabación del webinar organizado por Internet en el Aula el 28 de junio de 2011:
Ahora bien, si por cualquier motivo alguien desea una alternativa a Google Docs le recomendamos ZOHO, una «suite» ofimática online que ofrece todo un completo abanico de aplicaciones, entre ellas un editor de documentos de texto.
Otros cursos gratuitos ofrecidos por AULA CLIC son:
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